Sistem Administrasi Proyek ( Pertemuan ke-1)

Sistem Administrasi Proyek (Konstruksi)

 1. Pendahuluan

 a. Proyek adalah suatu tugas yang perlu didefinisikan dan terarah ke seuatu sasaran yang dituturkan secara nyata serta harus diselesaikan dalam kurun waktu tertentu dengan menggunakan tenaga manusia terbatas dan dengan alat-alat terbatas pula, dan sedemikian rumit atau barunya, sehingga diperlukan suatu jenis pimpinan dan bentuk kerjasama yang berlainan dari yang biasa digunakan.

b. Konstruksi adalah  suatu kegiatan yang hasil akhirnya berupa bangunan/konstruksi yang menyatu dengan lahan tempat kedudukannya, baik digunakan sebagai tempat tinggal atau sarana kegiatan lainnya. Hasil kegiatan tersebut antara lain bangunan gedung, jalan, jembatan, rel dan jembatan kereta api, terowongan, bangunan air dan drainase, bangunan sanitasi, landasan pesawat terbang, dermaga, bangunan pembangkit listrik, transmisi, distribusi dan bangunan jaringan komunikasi. Kegiatan konstruksi meliputi perencanaan, persiapan, pembuatan, pembongkaran, dan perbaikan/perombakan bangunan.

c.  Proyek Konstruksi adalah suatu rangkaian kegiatan yang saling berkaitan untuk mencapai tujuan tertentu (bangunan/konstruksi) dalam batasan waktu, biaya dan mutu tertentu. Proyek konstruksi selalu memerlukan resources(sumber daya) yaitu man (manusia), material (bahan bangunan), machine(peralatan), method (metode pelaksanaan), money (uang), information (informasi), dan time (waktu).

 

Jenis-jenis Proyek Konstruksi

Bangunan merupakan wujud fisik hasil pekerjaan konstruksi. Banyak masyarakat mengartikan bangunan adalah rumah, gedung, jembatan atau sarana prasarana lain. Pekerjaan proyek bangunan atau konstruksi memiliki ruang lingkup wujud fisik hasil pekerjaan konstruksi yang menyatu dengan tempat kedudukan baik yang ada di atas, dibawah tanah atau di air. Pekerjaan proyek konstruksi terbagi menjadi empat jenis, yaitu :

a.  Proyek Konstruksi Bangunan Perumahan/Pemukiman (Residential Construction)

Proyek jenis ini mencangkup proyek pembangunan tempat tinggal seperti rumah, perumahan, villa, ataupun apartemen. Kegiatan pembangunan jenis ini dapat dilakukan melalui du acara yaitu secara pribadi maupun secara masal. Namun biasanya khusus untuk proyek perumahan dilakukan secara masala tau serempak dengan penyediaan sarana penunjang. Dalam pengerjaan proyek bangunan perumahan diperlukan perencanaan yang matang karena menyangkut fasilitas dan jaringan infrastruktur, seperti jalan, air bersih, listrik, dan sarana-sarana lainnya.

b. Proyek Konstruksi Bangunan Gedung (Building Construction)

Konstruksi bangunan gedung ini merupakan tipe pekerjaan atau proyek yang banyak dilakukan, karena tipe proyek seperti ini menekan pada pertimbangan konstruksi, pertimbangan pada teknologi yang praktis, dan pertimbangan pada peraturan bangunan setempat. 

 

 

c.  Proyek Konstruksi Teknik Sipil (Heavy Engineering Construction)

Pada proyek konstruksi teknik sipil, pemilik proyek (owner) biasanya pemerintah, baik pemerintah pusat (tingkat nasional) atau pemerintah daerah (kabupaten/kota). Pada pengerjaan proyek ini elemen desain, keuangan, dan pertimbangan hukum tetap menjadi pertimbangan penting walaupun proyek ini  lebih bersifat tidak mengambil keuntungan yang banyak (nonprofit) dan mengutamakan pelayanan masyarakat (public service).

Proyek ini merupakan proses penambahan infrastruktur pada lingkungan terbangun (built environment). Beberapa jenis pekerjaan proyek konstruksi teknik sipil antara lain yaitu proyek pembangkit listrik, proyek jalan raya, proyek jalan kereta api, proyek bendungan, dan proyek pertambangan.

d. Proyek Konstruksi Bangunan Industri (Industrial Construction)

Proyek Konstruksi Bangunan Industri membutuhkan keahlian khusus di bidang perencanaannya, terutama menyangkut desain dan konstruksinya. Proyek ini merupakan bagian yang relative kecil dari industri konstruksi, tetapi merupakan komponen yang penting dalam pengembangan bangunan industri. Pemilik proyek (owner) ini biasanya suatu perusahaan atau industri yang besar, seperti perusahaan minyak, perusahaan farmasi, dan perusahaan kimia.

 

  

2. Karakteristik Proyek Konstruksi

Karakteristik proyek konstruksi adalah sebagai berikut ini.

1. Kegiatannya dibatasi oleh waktu.

Dalam kontrak proyek terdapat perjanjian antara owner (pemilik) proyek

dengan pelaksana proyek, misalnya proyek tersebut harus diselesaikan

dalam waktu 18 minggu. Sesuai dengan kontrak maka pelaksana harus

menyelesaikan proyek tersebut tepat atau kurang dari 18 minggu.

2. Sifatnya sementara, diketahui kapan mulai dan berakhirnya.

Proyek dilaksanakan dalam satuan waktu, sehingga dapat diketahui waktu

mulai dan waktu kapan proyek tersebut selesai. Misal proyek dilaksanakan

mulai tanggal 19 Januari 2008 dan proyek tersebut selesai pada 30

November 2009.

3. Dibatasi oleh biaya.

Nilai kontrak dimisalkan saja bernilai 5 milyar rupiah, sehingga Pelaksana

proyek harus mengelola uang tersebut bagaimanapun caranya agar proyek

tersebut dapat selesai tepat pada waktunya dengan nilai kontrak 5 milyar

rupiah tersebut.

4. Dibatasi oleh kualitas.

Dalam proyek konstruksi bangunan gedung misalnya, kolom-kolom

bangunan tersebut harus memiliki kuat tekan beton sebesar 25 MPa. Sehingga Pelaksana proyek harus membuat kolom dengan mutu kuat tekan

beton sebesar 25 MPa dan tidak boleh kurang dari nilai tersebut setelah

dilakukan uji tes kuat tekan beton di laboratorium.

5. Biasanya tidak berulang-ulang.

Suatu proyek misalnya membuat bangunan gedung untuk perumahan.

Maka rumah yang dibangun memiliki tipe yang berbeda-beda ada tipe 36

dan ada tipe 46. Kedua bangunan rumah tersebut berfungsi sama yaitu

perumahan tetapi memiliki spesifikasi, luas bangunan yang berbeda.

3. Pihak yang terlibat dalam proyek konstruksi

 Pembahasan mengenai proyek konstruksi tidak dapat terpisahkan dengan pihak-pihak yang terlibat didalamnya baik secara langsung maupun tidak langsung. Dari rangkaian tahapan proses konstruksi, tentunya akan melibatkan berbagai unsur yang bekerja secara bersama-sama dengan tujuan yang sama sehingga proyek dapat berjalan sesuai dengan perencanaan. Secara umum pihak-pihak yangterlibat dalam proyek konstruksi antara lain : 

 

1. Pemilik proyek (Owner)

Merupakan pihak yang terlibat dalam penyusunan suatu proyek konstruksi, terutama dalam menentukan lokasi proyek, menetapkan desain, dan menyediakan modal. Sebagian pemilik proyek ikut mengawasi berlangsungnya proses konstruksi dan mengoperasikan bangunan yang telah selesai.

Hak dan kewajiban:

- Menunjuk penyedia jasa (konsultan dan kontraktor)

- Meminta laporan secara periodik

- Menyediakan fasilitas untuk kelancaran pekerjaan

- Menyediakan lahan

- Menyediakan dana

- Ikut mengawasi pelaksanaan pekerjaan dengan menunjuk badan atau orang yang bertindak    atas nama pemilik

- Mengesahkan perubahan dalam pekerjaan (bila terjadi)

- Menerima dan mengesahkan pekerjaan yang telah selesai

Wewenang:

- Memberitahukan hasil lelang secara tertulis kepada masing-masing kontraktor

- Dapat mengambil alih pekerjaan secara sepihak dengan memberitahukannya secara tertulis jika terjadi hal-hal diluar kontrak yang ditetapkan

 2. Konsultan (consultant) 

Merupakan pihak yang ditentukan oleh pemilik proyek untuk membantu didalam merencanakan atau mendesain bangunan, melakukan studi kelayakan, mengawasi berlangsungnya proses konstruksi, atau bahkan mengatur pelaksanaan proyek konstruksi.

Hak dan kewajiban:

- Membuat perencanaan secara lengkap yangterdiri dari gambar rencana, rencana kerja,syarat-syarat, hitungan struktur, RAB.

- Memberikan usulan serta pertimbangankepada pengguna jasa dan kontraktor

- Memberikan jawaban dan penjelasan tentangperencanaan

- Membuat gambar revisi bila terjadi perubahan

- Menghadiri rapat koordinasi

3. Kontraktor (contractor)

Merupakan pihak yang ditetapkan oleh pemilik proyek untuk mengatur pelaksanaan kegiatan konstruksi dang mengolah sumber daya berupa bahan, peralatan, tenaga kerja, metode dan modal, sehingga menghasilkan produk akhir berupa konstruksi.

Hak dan kewajiban:

- Melaksanakan pekerjaan sesuai dengan yangtelah ditetapkan oleh pengguna jasa

- Membuat gambar pelaksanaan

- Menyediakan alat keselamatan kerja

- Membuat laporan hasil pekerjaan (harian,mingguan, bulanan)

- Menyerahkan hasil pekerjaan sesuai ketetapan yang berlaku

4. Subkontraktor (subcontractor)

 
Merupakan pihak yang dalam pelaksanaannya membantu kontraktor untuk menyelesaikan sebagian pekerjaanya dan supplier untuk memasok material yang dibutuhkan oleh proyek konstruksi.

 5. Tenaga Kerja (employee)

 
Merupakan pihak yang berada dibawah tanggung jawab kontraktor atau subkontraktor untuk melaksanakan kegiatan konstruksi dilapangan dengan keahlian atau keterampilan tertentu, baik secara individu maupun kelompok yang dikoordinasikan oleh mandor.

 6. Supplier
Merupakan pihak yang terkait dalam pengadaan material konstruksi.

 7. Pemerintah (goverment)
Merupakan pihak sebagai pembuat kebijakan didalam mengatur perangkat peraturan yang terkait dengan pelaksanaan konstruksi.

8. Bank
Merupakan institusi yang dapat menyediakan sumber keuangan atau sumber pinjaman yang membantu pendanaan proyek.

9. Security (keamanan)
Merupakan suatu pihak yang dapat memberikan jaminan selama proses proyek konstruksi.

Hubungan  antara  satu  pihak  dengan  pihak  yang  lain  dalam  satu  bagan organisasi dapat terdiri dari 2 hubungan kerja yaitu :

1.  Hubungan Fungsional
Hubungan fungsional adalah hubungan sesuai fungsi masing-masing pihak yang terlibat dalam proyek, seperti hubungan antara konsultan perencana dan kontraktor.
contoh:
Misalnya ada tahap disain dimana konsultan perencana berfungsi sebagai perencana, kontraktor belum berfungsi. Demikian pula sebaliknya pada saat kontraktor berfungsi sebagai pelaksana konstruksi konsultan perencana sudah tidak berfungsi. Bila pada saat pelaksanaan konstruksi terdapat masalah yang berkaitan dengan perencanaan, penyelesaian masalah tergantung hubungan kerjasama (kontrak) antara pemilik dengan konsultan perencana dan kontraktor.

2.  Hubungan Kontrak
Hubungan kerjasama (kontrak) adalah hubungan berdasarkan kontrak antara 2 pihak atau lebih yang terlibat kerjasama.Kontrak merupakan kesepakatan (perjanjian) secara sukarela antara 2 pihak yang  mempunyai  kekuatan  hukum.  Kesepakatan  ini  dicapai  setelah  satu pihak penerima penawaran yang diajukan oleh pihak lain untuk melakukan sesuatu sebagaimana yang tercantum dalam penawaran.

 

4. Tahapan Proyek Konstruksi

Seringkali sebagai pelaku Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah, apalagi yang tidak memiliki pengetahuan mengenai keteknikan, tiba-tiba diminta menangani atau merencanakan suatu pengadaan pekerjaan Konstruksi, walaupun pekerjaan konstruksi tersebut berupa bangunan sederhana 3 lantai misalnya. tentunya hal ini membuat kita menjadi bingung,

Secara garis besar tahapan proyek konstruksi dapat dibagi menjadi :

1. Tahap perencanaan (planning)
2. Tahap perancangan (design)
3. Tahap pengadaan/pelelangan
4. Tahap pelaksanaan (construction)

1. Tahap Perencanaan (Planning)

Merupakan penetapan garis-garis besar rencana proyek,  meliputi

• Rekruitment konsultan (MK, perencana) untuk menterjemahkan kebutuhan pemilik, membuat TOR, survey, feasibility study kelayakan proyek, pemilihan desain, schematic design, program dan budget, financing. Disini merupakan tahap pengelolaan (briefing), studi, evaluasi dan program yang mencakup hal-hal teknis ekonomis, lingkungan, dll

   

Fungsi Perencanaan ( Planning );

adalah berupa tindakan pengambilan keputusan yang mengandung data/informasi, asumsi maupun fakta kegiatan yang akan dipilih dan akan dilakukan pada masa yang akan datang, antara lain :

-          menetapkan tujuan dan sasaran usaha

-          menyusun rencana induk jangka panjang dan jangka pendek

-          mengembangkan strategi dan prosedur

-          menyiapkan pendanaan dan prosedur operasi

Fungsi Perencanaan ini manfaatnya adalah sebagai alat kontrol maupun pengendali kegiatan, pedoman,serta sarana untuk memilih dan menetapkan kegiatan yang diperlukan.

Hasil dari tahap ini adalah

• Laporan survey
• Studi kelayakan
• Program dan bugdet
• TOR (Term Of Reference)
• Master plan

Study Kelayakan (Feasibility Study)

Tujuan dari tahap ini untuk meyakinkan Pemilik proyek bahwa proyek konstruksi yang diusulkan layak untuk dilaksanakan, baik dari aspek perencanaan dan perancangan, aspek ekonomi (biaya dan sumber pendanaan), maupun aspek lingkungannya.

Kegiatan yang dilaksanakan pada tahap studi kelayakan ini adalah :

• Menyusun rancangan proyek secara kasar dan mengestimasi biaya yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek tersebut.
• Meramalkan manfaat yang akan diperoleh jika proyek tersebut dilaksanakan, baik manfaat langsung (manfaat ekonomis) maupun manfaat tidak langsung (fungsi sosial)
• Menyusun analisis kelayakan proyek, baik secara ekonomis maupun finansial.
• Menganalisis dampak lingkungan yang mungkin terjadi apabila proyek tersebut dilaksanakan.

 

 Tahap Penjelasan (Briefing)

Tujuan dari tahap penjelasan adalah untuk memungkinkan pemilik proyek menjelaskan fungsi proyek dan biaya yang diijinkan, sehingga konsultan perencana dapat secara tepat menafsirkan keinginan pemilik proyek dan membuat taksiran biaya yang diperlukan.

Kegiatan-kegiatan yang dilakukan pada tahap ini adalah :

• Menyusun rencana kerja dan menunjuk para perencana dan tenaga ahli
• Mempertimbangkan kebutuhan pemakai, keadaan lokasi dan lapangan, merencanakan rancangan, taksiran biaya, dan persyaratan mutu.
• Mempersiapkan ruang lingkup kerja, jadwal waktu, taksiran biaya dan implikasinya, serta rencana pelaksanaan
• Mempersiapkan sketsa dengan skala tertentu yang menggambarkan denah dan batas-batas proyek.

2. Tahap Desain /Perancangan (Design)

Tahap perancangan meliputi dua sub tahap yaitu :

• tahap Pra-Desain (Preliminary Design) dan
• tahap pengembangan Desain (Development Design) / Detail Desain (Detail Design).

Preliminary Design (Pra Rancangan)

Yang mencakup kriteria desain, skematik desain, proses diagram blok plan, rencana tapak, potongan, denah, gambar situasi/site plan tata ruang, estimasi cost.

Design Development (Pengembangan Rancangan)

Merupakan tahap pengembangan dari pra rancangan yang sudah dibuat dan perhitungan-perhitungan yang lebih detail, mencakup :

• Perhitungan-perhitungan detail (struktural maupun non struktural) secara terperinci
• Gambar-gambar detail (gambar arsitektur, elektrikal, struktur, mekanal, dsb)
• Outline specification (garis besar)
• Estimasi cost untuk konstruksi secara terperinci

Desain akhir dan penyiapan dokumen pelaksanaan (final design & construction documen)

Merupakan tahap akhir dari perencanaan dan persiapan untuk tahap pelelangan, mencakup :

• Gambar-gambar detail, untuk seluruh bagian pekerjaan
• Detail spesifikasi
• Bill of quantity (daftar volume)
• Estimasi biaya konstruksi (secara terperinci)
• Syarat-syarat umum administrasi dan peraturan umum (dokumen lelang)

Tujuan dari tahap ini adalah :

• Untuk melengkapi penjelasan proyek dan menentukan tata letak, rancangan, metoda konstruksi dan taksiran biaya agar mendapatkan persetujuan dari pemilik proyek dan pihak berwenang yang terlibat.
• Untuk mempersiapkan informasi pelaksanaan yang diperlukan, termasuk gambar rencana dan spesifikasi serta untuk melengkapi semua dokumen tender.

Kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan pada tahap perancangan (design) ini adalah :

• Mengembangkan ikhtisar proyek menjadi penjelasan akhir.
• Memeriksa masalah teknis
• Meminta persetujuan akhir ikhtisar dari Pemilik proyek
• Mempersiapkan rancangan skema (pra-desain) termasuk taksiran biayanya, rancangan terinci (detail desain), gambar kerja, spesifikasi, jadwal, daftar volume, taksiran baiaya akhir, dan program pelaksanaan pendahuluan termasuk jadwal waktu.

3. Tahap Pengadaan/Pelelangan (Procurement/Tender)

Tujuan dari tahap ini adalah untuk menunjuk Kontraktor sebagai pelaksanan atau sejumlah kontraktor sebagai sub-kontraktor yang melaksanakan konstruksi di lapangan.

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam tahap ini adalah :

Prakualifikasi

Seringkali dalam tahap pelelangan diadakan beberapa prosedur agar kontraktor yang berpengalaman dan berkompeten saja yang diperbolehkan ikut serta dalam pelelangan. Prosedur ini dikenal sebagai babak prakualifikasi yang meliputi pemeriksaan sumber daya keuangan, manajerial dan fisik kontraktor yang potensial, dan pengalamannya pada proyek serupa, serta integritras perusahaan. Untuk proyek-proyek milik emerintah, Kontraktor yang memenuhi persyaratan biasanya dimasukkan ke dalam Daftar Rekanan Mampu (DRM)

Dokumen Kontrak

Dokumen kontrak sendiri didefinisikan sebagai dokumen legal yang menguraikan tugas dan tangjung jawab pihak-pihak yang terlibat di dalamnya. Dokumen kontrak akan ada setelah terjadi ikatan kerjasama antara dua pihak atau lebih. Sebelum hal itu terjadi terdapat proses pengadaan atau proses pelelangan dimana diperlukan Dokumen lelang atau dokumen tender

4. Tahap Pelaksanaan (Construction)

Tujuan dari tahap pelaksanaan adalah untuk mewujudkan bangunan yang dibutuhkan oleh pemilik proyek dan sudah dirancang oleh Konsuktan Perencana dalam batasan biaya dan waktu yang telah disepakati, serta dengan kualitas yang telah disyaratkan. Kegiatan yang dilakukan pada tahap ini adalah merencanakan, mengkoordinasikan, dan mengendalikan semua operasional di lapangan.

Perencanaan dan pengendalian proyek secara umum meliputi :

• Perencanaan dan pengendalian jadwal waktu pelaksanaan
• Perencanaan dan pengendalian organisasai lapangan
• Perencanaan dan pengendalian tenaga kerja
• Perencanaan dan pengendalian peralatan dan material

Sedangkan koordinasi seluruh operasi di lapangan meliputi :

• Mengkoordinasikan seluruh kegiatan pembangunan, baik untuk bangunan sementara maupun bangunan permanen, serta semua fasilitas dan perlengkapan yang terpasanag.
• Mengkoordinasikan para Sub-Kontraktor
• Penyeliaan umum.

Pelaksanaan pekerjaan konstruksi untuk gedung berbeda dengan pekerjaan konstruksi jalan atau konstruksi bendungan, pelabuhan dsb. Pada pekerjaan konstruksi, 4 target yang harus dicapai kontraktor :

• Selesai dengan mutu/kualitas paling tidak sama dengan yang ditentukan dalam spec/perencanaan
• Selesai dengan waktu lebih kecil atau sama dengan waktu perencanaan
• Selesai dengan biaya paling tidak sama dengan biaya yang direncanakan
• Selesai dengan tidak menimbulkan dampak lingkungan (sosial, fisik, dan administratif)
• Pemeriksaan lab/testing
• Penyerahan pertama
• Masa pemeliharaan 
• Penyerahan kedua.