PENILAIAN KELENGKAPAN ADMNISTRASI PROYEK. TEKNIK SIPIL

SISTEM ADMINISTRASI PROYEK (BLOG KE-2)

v  PENILAIAN KELENGKAPAN ADMINISTRASI TENDER
Pada kesempatan kali ini saya akan menjelaskan tentang administrasi proyek, dalam membuat suatu proyek atau lankah-langkah yang harus di lalui dalam suatu proyek. penjelasanya adalah seperti dibawah ini.
Tahap Penilaian Kelengkapan Administrasi Tender- Dokumen admistrasi merupakan dokumen pertama yang dinilai oleh panitia tender dalam proses seleksi selain dokumen teknis dan daftar penawaran harga. seperti yang telah dijelaskan di atas, penyusunan dan pengecekan kelengkapan dokumen akan disesuaikan dengan dokumen tender yang telah ditetapkan oleh panitia tender dan disepakati bersama dengan para peserta tender.
Dokumen-dokumen yang dibutukan dalam penawaran admistrasi terdiri dari empat bagian, yaitu :

A.      Formulir Kualifikasi.
1)      Surat Pernyataan minat
2)      Surat Pernyataan Fakta Integritas
3)      Formulir Isian penilaian Kualifikasi
4)      Surat Pengantar Penawaran
5)      Surat Pernyataan Kebenaran Dokumen
6)      Surat Pernyataan Kebenaran Dokumen
7)      Surat Pernyataan tidak dalam pengawasan.
8)      Surat pernyataan Tidak masuk dalam daftar hitam (blacklist)
9)      Surat pernyataan berseda Memberikan Jaminan Pelaksanaan
10)  Surat pernyataan memiliki memapuan pada Bidang Pekerjaan usaha kecil.
11)  Surat pernyataan mampu menyediakan Fasilitas, peralata, dan personel.
12)  Surat Asli kuasa penadatanganan Penawaran ( Jika penandatangan dikuasakan)
B.      Dokumen Legal
1)      Fotocopy Akte Pendirian dan Perubahan
2)      Fotocopy Tanda Daftar Perusahan (TDP)
3)      Fotocopy Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP)
4)      Fotocopy Surat Izin Usaha Jasa Konstruksi (SIUJK)
5)      Fotocopy Sertifikat Badan Usaha Jasa Konstruksi (SBUJK)
6)      Fotocopy Sertifikat ISO
7)      Surat Pernyataan Identitas Diri dan Fotocopy KTP
8)      Fotocopy SIKA PKN (SP-PJT)
9)      Surat Keterangan Domisili
10)  Dokumen-dokuemn lainnya yang sesuai dengan persyaratan yang diminta oleh panitia tender.
C.      Dokumen Pajak
1)      Fotocopy NPWP dan PKP
2)      Fotocopy Bukto penerimaaan surat SPT tahunan PPh baan, PPh pasal 21, SSP pasal 25.
d.      Dokumen BANK
1)      Surat asli referensi bank.
2)      Fotocopy Neraca Audi (untuk pengadaan barang, pemborong, dan jasa lainnya).
3)      Surat jaminan penawaran dari bank (untuk pengadaan barang, pemborong, dan jasa lainnya)
Dokumen penawaran administrasi akan dikatakan sah bila :
a.       Telah ditandatangani oleh orang yang berwenang
b.      Adanya persaingan yang sehat.
c.       Adanya surat jaminan penawaran yang harus memenuhi kriteria.
d.      Surat penawaran yang menggunakan satu sampul.
e.       Pengerjaan harus sesuai dengan jangka waktu yang telah disepakati.
f.       Analisis Harga Satuan Pekerjaan Utama.
g.      Melunasi segala sesuatu yang berhubungan dengan pajak.
h.      Untuk hal yang kurang jelas, panitia tender dapat melakukan klarifikasi.
i.        Untuk penawaran yang telah memenuhi persyaratan adminstrasi.

v  ASPEK ADMINISTRASI DALAM PENGOLAHAN USAHA

 A.    Perizinan Usaha

Perizinan usaha diperlukan untuk mendukung operasional usaha, baik usaha perorangan, Usaha Kecil dan Menengah (UKM) maupun usaha skala besar. Apabila usaha sudah memiliki izin, maka kita tidak perlu khawatir akan mendapat resiko adiministratif dari pemerintah dalam dalam menjalankan usaha.

Adapun bidang usaha yang memerlukan izin tersebut adalah sebagai berikut :
1. Usaha perdagangan memerlukan SIUP dari Departemen Perdagangan
2. Usaha di bidang kepariwisataan memerlukan izin usaha dari departemen kebudayaan dan pariwisata
3. Usaha jasa konstruksi memerlukan Surat Izin Usaha Jasa Konstruksi (SIUJK) dari Departemen Pekerjaan Umum
4. Usaha di bidang industri memerlukan surat izin usaha perindustrian yang dikeluarkan oleh Departeman Perindustrian

1. Surat Izin Gangguan (HO) dan Surat Izin Tempat Usaha (SITU)

Kedua surat izin tersebut dikeluarkan oleh pemerintah daerah. Izin gangguan adalah pemberian izin tempat usaha kepada perusahaan dilokasi tertentu yang dapat menimbulkan bahaya atau kerusakan lingkungan.
Izin tempat usaha adalah izin yang diberikan bagi tempat-tempat usaha yang tidak menimbulkan gangguandan tidak mengakibatkan kerusakan lingkungan. Persyaratan memperoleh HO dan SITU adalah sebagai berikut :
a. Surat pemohon
b. Fotocopy surat pemohon
c. Fotocopy IMB sesuai fungsi usaha
d. Fotocopy tanda lunas PBB tahun berjalan.
e. Fotocopy akta pendirian usaha untuk badan usaha
f. Surat keterangan domosili dari kelurahan
g. Surat pernyataan tidak keberatan tetangga
h. Fotocopy surat tanah/sewa
i. Surat perjanjian sewa menyewa
j. Berita acara pemeriksaan lapangan
k. Berita acara rapat pembahasan

Manfaat memiliki HO dan SITU antara lain :
a. Mempermudah permohonan SIUP
b. Memperoleh jaminan perlindungan keamanan
c. Dapat digunakan sebagai jaminan pinjaman modal ke bank
d. Menjadi sarana untuk meminta ganti rugi apabila tempat usaha mengalami penggusuran atau pemindahan lokasi.

2. Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP)
SIUP adalah surat izin untuk dapat melaksanakan kegiatan usaha perdagangan. Berdasarkan besar kecilnya usaha, SIUP terbagi menjadi :
a. SIUP kecil : diperuntukkan untuk perusahaan yang modal dan kekayaan bersihnya sampai dengan 200 juta (tidak termasuk tanah dan bangunan)
b. SIUP menengah : diperuntukkan untuk perusahaan yang modal dan kekayaan bersihnya antara 200 juta sampai 500 juta (tidak termasuk tanah dan bangunan)
c. SIUP besar : diperuntukkan untuk perusahaan yang modal dan kekayaan bersihnya lebih dari 500 juta (tidak termasuk tanah dan bangunan)

B.     Surat Meyurat

Jenis surat yang digunakan dalam kegiatan usaha disebut juga sebagai dengan surat niaga. Jenis-jenis surat niaga antara lain :
1. Surat perkenalan ; surat dari penjual kepada calon pembeliyang berisi tentang perusahaan penjual agar diketahui oleh pembeli
2. Surat permintaan penawaran ; srat yang diminta dan dikirimkan oleh calon pembeli kepada penjual untuk meminta penawaran mengenai barang/jasa tertentu
3. Surat penawaran ; surat yang dibuat dan dikirimkan oleh penjual kepada calon pembeli untuk menawarkan barang/jasa
4. Surat pesanan ; surat yang dibuat pembeli kepada penjual yang berisikan pesanan barang/jasa tertentu
5. Surat pemberitahuan pengiriman barang ; surat yang dikirimkepada pembeli denganmaksud untuk memberitahukan bahwa pesanan sudah diterima dan barang sudah dikirim ke alamat pembeli.
6. Surat Pengaduan ; surat yang dibuat pembeli kepada penjual yang memberitahukan bahwa barang yang diterima tidak sesuai dengan pesanan.
C. Pencatatan Transaksi Barang/Jasa

Secara umum, bukti transaksi perusahaan terbagimenjadi 2, yaitu bukti transaksi intern dan ekstern
1. Bukti transaksi Intern, yaitu bukti transaksi yang dibuat oleh dan untuk intern perusahaan
a. Bukti Kas Masuk ; tanda bukti bahwa perusahaan telah menerima uang secara tunai,misalnya dari tagihan.
b. Bukti Kas Keluar; tanda bukti bahwa perusahaan telah mengeluarkan uang secara tunai,misalnya pengeluaran gaji, pembayaran utang.

2. Bukti transaksi Ekstern, yaitu bukti transaksi yang berhubungan dengan pihak luar.
a. Faktur ; bukti pembelian atau penjualan secara kredit
b. Kuitansi ; bukti penerimaan sejumlah uang yang ditandatangani penerima uang dan diserahkan kepada yang membayar sejumlah uang tersebut.
c. Nota; bukti pembelian sejumlah barang secara tunai.
d. Nota debet ; bukti transaksi pengiriman kembali barang yang telah dibeli.
e. Nota kredit ; bukti transaksi pengiriman kembali barang yang telah dijual.
f. Cek ; surat perintah yang dibuat oleh pihak yang mempunyai rekening di bank, agar bank
 D. Pencatatan Transaksi Keuangan

Penyusunan Laporan Keuangan bertujuan untuk :
1. Memberikan informasi keuangan maupun informasi lainnya mengenai sumber-sumber ekonomi,dan kewajiban serta modal perusahaan
2. Memberikan informasi mengenai perubahan dalam sumber-sumber ekonomi karena ada aktivitas memperoleh laba
3. Memberikan informasi keuangan agar bisa memperkirakan potensi perusahaan dalam memperoleh laba di masa depan
4. Memberikan informasi keuangan yang membantu para pengguna laporan dalam memperkirakan potensi guna menghasilkan laba

E. Pajak

Pajak adalah iuran dari rakyat kepada kas negara berdasarkan undang-undang dengan tidak mendapatkan jasa timbal balik yang berlangsung serta dapat ditunjukkan dan digunakan untuk membayar pengeluaran umum. Perpajakan di Indonesia meliputi ketentuan dan peraturan perundangan yang berlaku di bidang perpajakan mulai dari :
1. Ketentuan umum perpajakan
2. Pajak Penghasilan (PPh)
3. Pajak Pertambahan Nilai Barang dan Jasa (PPN)
4. Pajak Penjualan atas Barang Mewah (PPnBM)
5. Bea Materai

Jenis – Jenis Pajak
1. Pajak Penghasilan
2. Pajak Penambahan Nilai
v  MANAJEMEN PROYEK

Manajemen proyek adalah usaha pada suatu kegiatan agar tujuan adanya kegiatan tersebut dapat tercapai secara efisien dan efektif. Efektif dalam hal ini adalah dimana hasil  penggunaan sumber daya dan kegiatan sesuai dengan sasarannya yang meliputi kualitas, biaya, waktu dan lain-lainnya.
Manajemen proyek meliputi proses perencanaan ( planning ) kegiatan, pengaturan (organizing), pelaksanaan dan pengendalian ( controlling ). Proses perencanaan, pengaturan, pelaksanaan dan pengendalian tersebut dikenal dengan proses manajemen.
Tujuan dari proses manajemen adalah untuk mengusahakan agar semua rangkaian kegiatan tersebut :
1.      Tepat waktu, dalam hal ini tidak terjadi keterlambatan penyelesaian suatu proyek
2.      Biaya yang sesuai, maksudnya agar tidak ada biaya tambahan dari perencanaan biaya yang telah     dianggarkan
3.      Kualitas yang sesuai dengan persyaratan
4.      Proses kegiatan dapat berjalan dengan lancer

Kegiatan yang Dilakukan dalam Manajemen Proyek
Kegiatan yang dilakukan dalam  manajemen proyek yaitu antara lain:
1)      Identifikasi Objek yang Akan Dikelola
2)      Konsep Pengelolaan yang Akan Dipakai
3)      Area Ilmu Manajemen Proyek (PM-BOK)
4)      Metode, Teknik, dan Prosedur
5)      Aplikasi Konsep Manajemen Proyek pada Praktek Penyelenggaraan (Operasional) Proyek

v  SYARAT MEMBANGUN SEBUAH GEDUNG

Berikut adalah syarat yang harus dipenuhi untuk mendapatkan sertifikat laik fungsi menurut Davy Sukamta, Ketua Himpunan Ahli Konstruksi Indonesia (HAKI):
1.      Sebelum dibangun, gedung harus memiliki Izin Mendirikan Bangunan)
Bangunan akan dikatakan ilegal jika sudah selesai dibangun tetapi tidak memiliki IMB. Karena itulah, pastikan pengembang apartemen sudah mengantongi IMB.
2.      Dokumen Rencana Desain Pembangunan Gedung
Setelah IMB didapatkan, pengembang harus mengajukan dokumen yang berupa rencana atau desain pembangunan gedung. Ketika dibangun, pemerintah daerah akan mengecek apakah gedung sudah sesuai dengan rencana, misalnya luas ruangan dan tata letak ruangannya.
·         Masa persiapan
Masa persiapan terdiri dari hal-hal yang berkaitan dengan kegiatan pembangunan, mulai dari penyiapan lokasi tanah yang akan dibangun, pembentukan tim manajemen pembangunan, pemikiran prospek kemanfaatan gedung, dan lain-lain.
·         Masa perencanaan gedung
Ini adalah saat-saat pembuatan desain gedung, perhitungan rencana anggaran biaya pembangunan (RAB), pembuatan rencana kerja dan syarat-syarat (RKS), pengurusan IMB, pembentukan kegiatan tender/lelang untuk menentukan kontraktor yang dipercaya untuk melaksanakan pembangunan, dll.
·         Masa pembangunan gedung
Kontraktor yang menang tender lalu melakukan pembangunan gedung di bawah pantauan pemilik gedung secara langsung, atau diwakilkan oleh manajemen konstruksi, atau kepada konsultan pengawas. Kontraktor general bisa juga dibantu oleh subkontraktor spesialis atau mandor untuk melaksanakan pekerjaan.
·         Masa perawatan gedung
Setelah selesai pembangunan, maka akan dilakukan serah terima gedung kepada pemilik proyek, tapi masih dilanjutkan dengan kegiatan pemeliharaan dalam jangka waktu yang telah disepakati dalam kontrak kerja konstruksi.
·         Manajemen pengelolaan gedung
Tim bekerja untuk memastikan gedung berfungsi sebagaimana mestinya, mulai dari sistem parkir gedung, pembagian tugas pengelolaan seperti lift, listrik, kebersihan, keamanan, ketertiban, pengairan, pertamanan, dll.
·         Pembongkaran gedung
Pembongaran gedung dilakukan jika akan diganti dengan yang baru, atau sudah tidak layak digunakan (sudah tua, atau di luar batas waktu perencanaan dan ada resiko roboh), oleh karena itu bisa dilakukan pekerjaan bongkar gedung untuk dibangun baru kembali. Proses pembongkaran suatu gedung, perlu dilakukan secara bertahap, mulai dari lantai paling atas. Selain itu, harus ada pelindung debu di sekeliling gedung agar tidak keluar dari area proyek dan tidak mengganggu publik


Tahapan Pelelangan Tender Proyek
  1. Prakwalifikasi
    Diperlukan untuk mengidentifikasi kemampuan dan ruang lingkup pekerjaan
  2. Pengumuman Lelang
    Cara yang dipakai untuk pengumuman pelelangan sebuah proyek biasanya menggunakan iklan di media massa yang ditujukan kepada publik
  3. Penjelasan Pekerjaan
    Dilakukan dengan cara tatap muka, seperti rapat antara para peminat pekerjaan/kontraktor dan pemilik pekerjaan / owner.
  4. Pembukaan Tender
  5. Proses Evaluasi Tender
  6. Penetapan dan Penunjukan Pemenang

Komentar

Postingan populer dari blog ini

MIND MAPPING ADMINISTRASI PADA TAHAP TENDER DAN KONTRAK KOSNTRUKSI